Privacy Statement

Algemeen

Van der Vorm Vastgoed Groep (Van der Vorm) en alle tot haar groep behorende ondernemingen zijn bedrijven die actief zijn in de vastgoed sector.

In het kader van de uitvoering van het relatiebeheer van Van der Vorm, zal Van der Vorm persoonsgegevens van haar relaties verwerken. Dat doen wij altijd zorgvuldig en in overeenstemming met de wet. In deze privacyverklaring beschrijven wij welke gegevens wij van u verwerken, hoe wij dat doen en welke rechten u daarbij heeft.

Op onze website www.vormvastgoed.nl vindt u de geldende versie van de privacyverklaring. Eventuele wijzigingen van deze privacyverklaring zullen uitsluitend via de website kenbaar worden gemaakt.

Van der Vorm neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. Met betrekking tot privacy gebruiken wij de volgende uitgangspunten:

  1. Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer wij hier een wettelijke grondslag voor hebben.
    De relevante wettelijke grondslagen zijn: toestemming, overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
  2. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en nemen alle redelijke
    voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
  3. Wij houden ons strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere wetgevingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

 

Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken 

Wij verwerken persoonsgegevens om onze activiteiten zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren, in overeenstemming met de geldende wettelijke verplichtingen. Wij verwerken uw persoonsgegevens om de volgende activiteiten uit te kunnen voeren:

  • Het contacteren en beheren van relaties van Van der Vorm of aan haar gelieerde ondernemingen;
  • Het uitvoeren van de huur- of koopovereenkomst;
  • Het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;
  • Het doen van betalingen;
  • Het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
  • Het onderhoud, renovatie en de reparatie van de te huren en verhuren roerende en onroerende zaken;
  • Klantenservice;
  • Het behandelen van klachten;
  • Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil;
  • Het doen uitoefenen van accountantscontrole;
  • Activiteiten van intern beheer;
  • Het contacteren en beheren van relaties van Van der Vorm;
  • Versturen van digitale mailingen en nieuwsbrieven;
  • Versturen per post van magazines, verslagen of geschenken;
  • Versturen van uitnodigingen voor evenementen;
  • Voor (tevredenheids)enquêtes en onderzoek ten behoeve van het verbeteren van onze diensten.

Als Van der Vorm persoonsgegevens wil gaan verwerken voor een ander doel, dat niet verwant is aan één van de hiervoor genoemde doelen, zullen wij u daar altijd over informeren, bijvoorbeeld door aanpassing van onze privacyverklaring of een bericht op onze website of een persoonlijk bericht aan u.

Persoonsgegeven die wij van u verwerken 

Ons uitgangspunt is dat wij niet méér gegevens verwerken dan nodig is om de activiteiten zoals hiervoor genoemd te kunnen uitvoeren. Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Volledige naam en geslacht;
  • Adres, postcode en woonplaats;
  • Geboortedatum en geboorteplaats;
  • Telefoonnummer en e-mailadres (zowel zakelijk als privé);
  • Gegevens van uw partner en/of kinderen en/of medebewoners/medehuurders;
  • Betalings- en inkomensgegevens;
  • Notities naar aanleiding van contactmomenten;
  • Uw voorkeur en interesse op het gebied van onze marketingactiviteiten;
  • Uw mening en klachten over onze dienstverlening.

De meeste gegevens hebben wij van uzelf verkregen, met uitzondering van de volgende gegevens:

  • Openbare gegevens, zoals online beschikbaar op bijvoorbeeld social media.

Daarnaast kan Van der Vorm gegevens verwerken als dat gerechtvaardigd en noodzakelijk is om de belangen van onze organisatie te behartigen en/of de veiligheid van medewerkers, bewoners en/of ingeschakelde derden te waarborgen. De verwerking van deze gegevens vindt plaats binnen de wettelijke kaders en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is.

De website en cookies

Van der Vorm verzamelt en gebruikt uw persoonlijke gegevens op de website in de eerste plaats om onze (web) diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren.

Van der Vorm verwerkt op haar websites de volgende gegevens van u:

  • Inlog- en identificatiegegevens ten behoeve van onze klantportalen;
  • Gegevens om een chat en/of webformulier te beantwoorden en/of af te handelen.

Op onze website worden bezoekgegevens bijgehouden. Hierbij kan het IP-adres van uw computer worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website.

Hiermee willen wij ook de werking van de website waar mogelijk verbeteren.

Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser op de harde schijf van uw computer worden opgeslagen. Hiermee is Van der Vorm in staat u functies te bieden zoals het onthouden van uw adres, zodat u dit niet bij elke boeking opnieuw hoeft in te vullen (deze service is optioneel).

Cookies kunnen desgewenst van uw harde schijf worden verwijderd. De meeste webbrowsers accepteren automatisch cookies, maar u kunt uw browserinstellingen zo wijzigen dat dit niet langer het geval is. Ook zonder een cookie kunt u de meeste functies op de website gebruiken. Onze cookies bevatten geen informatie waarmee u persoonlijk geïdentificeerd kunt worden.

Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken?

Alleen medewerkers van Van der Vorm die de persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, hebben rechtstreekse toegang tot uw gegevens in de systemen van Van der Vorm.

Soms is het noodzakelijk ten behoeve van onze activiteiten om derden in te schakelen (bijvoorbeeld verzendpartners, beheerders, makelaars of onderhoudsbedrijven).
Deze derde krijgt alleen toegang tot uw persoonsgegevens als wij zeker weten dat die derde de gegevens gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze privacyverklaring.

Verder gelden er altijd de op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen.

In sommige gevallen moeten wij op grond van een wettelijke verplichting ook  gegevens verstrekken aan derden, zoals de belastingdienst of politie. Daarbij kijken wij altijd hoe we uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren. Dit geldt ook als het verstrekken van uw gegevens noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van de Staat, het voorkomen of opsporen van strafbare feiten, of als de belangen van andere mensen in het geding zijn.

Voor het beheer en onderhoud van onze computersystemen, kan het verder nodig zijn dat onze leverancier inzage heeft in de systemen. Daarbij kan de leverancier ook mogelijk uw  persoonsgegevens inzien. Dat gebeurt alleen als de leverancier ons kan helpen en in achtneming van strenge voorwaarden, zoals onder meer een geheimhoudingplicht van de leverancier.

 

Bewaartermijnen 

Van der Vorm bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerking van uw gegevens. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Wanneer de termijnen verstreken zijn worden uw gegevens vernietigd door Van der Vorm of een door ons ingeschakeld bedrijf dat gespecialiseerd is in de vernietiging van persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

 

Hoe beveiligen wij uw gegevens? 

Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om Van der Vorm en onze huurders, klanten, relaties en medewerkers te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. Wij voldoen daarbij aan de geldende beveiligingsstandaarden.

Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident. Wij informeren u dan ook over de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

U kunt ons helpen door op kopieën van documenten die gegevens die wij niet nodig hebben voor de behandeling van de aanvraag onleesbaar te maken. Maak in elk geval uw Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar. Zo verminderen wij samen het risico op bijvoorbeeld identiteitsfraude.

 

Uw recht van bezwaar

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen. U heeft daarnaast altijd het recht om:

  • Een kopie van uw gegevens die bij ons bekend zijn in te zien;
  • Uw gegevens door ons te laten corrigeren, bijwerken of verwijderen.

Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt controleren en/of beïnvloeden daadwerkelijk van u zijn. Wij behandelen uw aanvraag binnen vier weken.

 

U kunt bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van uw  naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs naar:

Van der Vorm Vastgoed B.V.

Postbus 23313

3001 KH  Rotterdam

Vergeet u niet om uw BSN op de kopie onleesbaar te maken, voordat u deze meestuurt.

Vermeld in de brief duidelijk tegen welk gebruik van uw gegevens u bezwaar maakt.

 

Wat zijn uw andere rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens?

  • U heeft recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke
    persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt.
  • Als u vindt dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, dan kun u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen.
  • U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de gegevens hebben verwijderd,
  • kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen.

 

Wijzigingen van het Privacy Statement

Wij behouden ons het recht voor dit Privacy Statement te wijzigingen, bijvoorbeeld wanneer wet- en regelgeving daartoe noodzaakt. Wijzigingen zullen uitsluitend via de website kenbaar worden gemaakt door aanpassing van het Privacy Statement. Wij raden u daarom aan om zo nu en dan dit statement door te nemen. Op onze website www.vormvastgoed.nl vindt u de geldende versie van de privacyverklaring.

 

Contact

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit Privacy Statement, dan kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres: info@vormvastgoed.nl